Microsoft 365 Copilot là gì? Ứng dụng nó trong công việc văn phòng như thế nào?

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành công cụ đắc lực giúp tối ưu hóa công việc văn phòng. Microsoft mang đến Microsoft 365 Copilot – trợ lý AI tiên tiến giúp nâng cao năng suất và sáng tạo. Vậy Microsoft 365 Copilot là gì và nó hỗ trợ công việc văn phòng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.

Microsoft 365 Copilot là gì?

Microsoft 365 Copilot là một trợ lý AI được tích hợp vào các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, và nhiều ứng dụng khác. Công cụ này sử dụng sức mạnh của mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) kết hợp với dữ liệu từ Microsoft Graph – nền tảng lưu trữ thông tin về email, tài liệu, lịch trình, và dữ liệu doanh nghiệp – để cung cấp hỗ trợ thông minh theo ngữ cảnh.

microsoft 365 copilot

Khác với các chatbot thông thường, Microsoft 365 Copilot được thiết kế đặc biệt cho môi trường làm việc, cho phép người dùng tương tác bằng ngôn ngữ tự nhiên để thực hiện các tác vụ phức tạp. Được ra mắt vào năm 2023 và không ngừng cải tiến, Copilot đã hỗ trợ tiếng Việt từ tháng 9 năm 2024, giúp người dùng Việt Nam dễ dàng sử dụng mà không gặp rào cản ngôn ngữ.

Microsoft 365 Copilot có sẵn trong các phiên bản Microsoft 365 nào?

Microsoft 365 Copilot hiện có sẵn cho các đối tượng người dùng cụ thể thông qua các gói Microsoft 365 sau:

Doanh nghiệp:

  • Microsoft 365 E3 và E5: Đây là các gói dành cho doanh nghiệp lớn, cung cấp quyền truy cập vào Copilot với điều kiện mua thêm giấy phép bổ sung (add-on) Microsoft 365 Copilot.
  • Microsoft 365 Business Basic, Business Premium và Business Standard: Các gói dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng hỗ trợ Copilot thông qua việc mua giấy phép bổ sung.
  • Copilot Chat: Có sẵn miễn phí cho người dùng có giấy phép Microsoft 365, nhưng khi thêm giấy phép Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat sẽ được nâng cấp với khả năng truy cập Microsoft Graph và các công cụ quản lý nâng cao.

Cá nhân và gia đình:

  • Microsoft 365 Personal và Family: Kể từ tháng 1 năm 2025, Microsoft đã tích hợp Copilot trong Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, và các ứng dụng AI khác như Designer, Paint, Photos, và Notepad trên thiết bị Windows. Người dùng cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft để sử dụng. Lưu ý: Trong gói Microsoft 365 Family, Copilot chỉ khả dụng cho chủ sở hữu đăng ký, không chia sẻ được với các thành viên khác.

Chính phủ và tổ chức đặc biệt:

  • Copilot đã được triển khai trong môi trường Government Community Cloud (GCC) từ tháng 10 năm 2024, với kế hoạch mở rộng cho GCC High và Department of Defense (DOD) vào mùa hè năm 2025, tùy thuộc vào phê duyệt của chính phủ Mỹ. Một số tính năng như Copilot trong Excel với Python hoặc lập lịch với Copilot không khả dụng trong môi trường GCC.

Để sử dụng Copilot, tổ chức hoặc cá nhân cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và giấy phép tương ứng. Bạn có thể kiểm tra chi tiết tại www.microsoft.com hoặc liên hệ nhà cung cấp như Cloudshop để được tư vấn.

Microsoft 365 Copilot hỗ trợ tiếng Việt như thế nào?

Kể từ tháng 9 năm 2024, Microsoft 365 Copilot đã chính thức hỗ trợ tiếng Việt cùng với 11 ngôn ngữ khác (bao gồm Bulgarian, Croatian, Estonian, Greek, Indonesian, Latvian, Lithuanian, Romanian, Serbian (Latin), Slovak, Slovenian). Điều này đánh dấu một bước tiến quan trọng, giúp người dùng và doanh nghiệp tại Việt Nam tương tác với Copilot bằng ngôn ngữ tự nhiên mà không cần dịch thuật.

Tính năng hỗ trợ tiếng Việt:

  • Người dùng có thể nhập các câu lệnh bằng tiếng Việt để yêu cầu Copilot thực hiện các tác vụ như soạn thảo văn bản, phân tích dữ liệu, tạo slide thuyết trình, hoặc tóm tắt email.
  • Copilot hiểu và phản hồi bằng tiếng Việt, đảm bảo trải nghiệm mượt mà và gần gũi.
  • Hỗ trợ đa nền tảng, bao gồm web, desktop, và ứng dụng di động (iOS, Android).

Lợi ích cho người dùng Việt Nam:

  • Không còn rào cản ngôn ngữ: Người dùng không cần sử dụng tiếng Anh, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác khi ra lệnh.
  • Tăng năng suất: Các doanh nghiệp Việt Nam có thể tận dụng Copilot để số hóa quy trình làm việc, từ quản lý tài liệu đến phân tích dữ liệu, với giao diện thân thiện bằng tiếng Việt.
  • Hỗ trợ đa dạng ngành nghề: Từ giáo dục, y tế đến kinh doanh, Copilot giúp tối ưu hóa công việc với ngôn ngữ bản địa.

Microsoft cam kết tiếp tục cải thiện khả năng ngôn ngữ của Copilot, bao gồm việc tinh chỉnh để hiểu các biểu đạt địa phương và sắc thái ngôn ngữ tiếng Việt. Người dùng có thể cung cấp phản hồi để Microsoft nâng cấp trải nghiệm này.

365

 

 

Microsoft 365 Copilot hỗ trợ công việc văn phòng như thế nào?

Microsoft 365 Copilot mang đến nhiều tính năng vượt trội, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc văn phòng. Dưới đây là những cách cụ thể mà Copilot hỗ trợ:

1. Hỗ trợ soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu trong Word

Copilot trong Microsoft Word giúp người dùng:

  • Tạo bản nháp nhanh chóng: Chỉ cần nhập một vài từ khóa hoặc câu lệnh, Copilot có thể tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh, từ thư xin việc đến báo cáo chuyên nghiệp.
  • Chỉnh sửa và cải thiện văn bản: Copilot đề xuất cách diễn đạt rõ ràng hơn, chỉnh sửa ngữ pháp, hoặc làm cho văn bản trở nên chuyên nghiệp và hấp dẫn.
  • Tóm tắt tài liệu dài: Với một cú nhấp chuột, Copilot có thể tóm tắt các tài liệu dài hàng chục trang thành những ý chính ngắn gọn, tiết kiệm thời gian đọc hiểu.

Ví dụ: Bạn có thể yêu cầu Copilot: “Viết một báo cáo 500 từ về chiến lược marketing năm 2025 dựa trên tài liệu hiện có” và công cụ sẽ tự động tạo nội dung phù hợp.

2. Phân tích và xử lý dữ liệu trong Excel

Copilot trong Excel là công cụ lý tưởng cho những ai làm việc với dữ liệu:

  • Phân tích dữ liệu tự động: Copilot có thể xác định xu hướng, tạo biểu đồ, hoặc đề xuất công thức dựa trên dữ liệu có sẵn.
  • Tạo báo cáo dễ dàng: Người dùng chỉ cần mô tả loại báo cáo cần thiết, Copilot sẽ tự động sắp xếp dữ liệu và trình bày dưới dạng bảng tính dễ đọc.
  • Hỗ trợ viết công thức: Thay vì phải nhớ các hàm phức tạp, bạn có thể yêu cầu Copilot viết công thức hoặc giải thích cách hàm hoạt động.

Ví dụ: “Tạo biểu đồ doanh thu quý 1 từ bảng dữ liệu này” – Copilot sẽ tự động xử lý và tạo biểu đồ trực quan.

3. Tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp trong PowerPoint

Copilot trong PowerPoint giúp biến ý tưởng thành các bài thuyết trình ấn tượng:

  • Tạo slide tự động: Người dùng chỉ cần cung cấp nội dung hoặc ý tưởng, Copilot sẽ tạo các slide với bố cục đẹp mắt, bao gồm hình ảnh và đồ họa phù hợp.
  • Tóm tắt và tái cấu trúc: Copilot có thể hợp nhất một bài thuyết trình dài thành phiên bản ngắn gọn hoặc định dạng lại nội dung thành các cột, bảng, hoặc danh sách.
  • Điều chỉnh thiết kế: Công cụ đề xuất phông chữ, màu sắc, và bố cục để đảm bảo bài thuyết trình trông chuyên nghiệp.

Ví dụ: “Tạo 5 slide thuyết trình về kế hoạch kinh doanh 2025 dựa trên tài liệu Word” – Copilot sẽ hoàn thành nhiệm vụ trong vài phút.

4. Quản lý email và lịch trình trong Outlook

Copilot trong Outlook giúp tối ưu hóa việc quản lý email và lịch làm việc:

  • Tóm tắt email dài: Copilot có thể tóm tắt các chuỗi email dài, giúp bạn nắm bắt thông tin quan trọng mà không cần đọc toàn bộ.
  • Soạn thảo email chuyên nghiệp: Bạn chỉ cần nêu ý chính, Copilot sẽ tạo email với văn phong phù hợp, từ thân thiện đến trang trọng.
  • Lên lịch họp tự động: Copilot đề xuất thời gian họp dựa trên lịch trình của các thành viên và tạo chương trình họp dựa trên lịch sử trò chuyện.

Ví dụ: “Soạn email mời họp nhóm vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng” – Copilot sẽ tạo email hoàn chỉnh và gửi đi.

5. Tăng hiệu quả cộng tác trong Teams

Copilot trong Microsoft Teams hỗ trợ các cuộc họp và cộng tác nhóm:

  • Tóm tắt cuộc họp: Copilot ghi lại các điểm chính, hành động cần thực hiện, và cung cấp bản chép lại cuộc họp.
  • Trả lời câu hỏi theo thời gian thực: Trong cuộc họp, bạn có thể hỏi Copilot về thông tin liên quan mà không làm gián đoạn luồng thảo luận.
  • Tạo ghi chú và kế hoạch: Copilot tổ chức các ý tưởng thảo luận thành danh sách công việc hoặc kế hoạch hành động.

Ví dụ: “Tóm tắt cuộc họp sáng nay và liệt kê các nhiệm vụ cần làm” – Copilot sẽ cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng.

6. Bảo mật và tuân thủ cấp doanh nghiệp

Microsoft 365 Copilot được thiết kế với bảo mật cấp doanh nghiệp, đảm bảo:

  • Dữ liệu người dùng được lưu trữ an toàn trong ranh giới Microsoft 365, tuân thủ các quy định như GDPR và ISO/IEC 27018.
  • Dữ liệu không được sử dụng để đào tạo mô hình AI, đảm bảo quyền riêng tư.
  • Quản trị viên CNTT có thể kiểm soát quyền truy cập và tùy chỉnh trải nghiệm Copilot để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

7. Hỗ trợ đa ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt

Kể từ tháng 9 năm 2024, Microsoft 365 Copilot đã hỗ trợ tiếng Việt, cho phép người dùng Việt Nam tương tác bằng ngôn ngữ tự nhiên. Điều này giúp doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng áp dụng công nghệ AI vào quy trình làm việc, từ soạn thảo văn bản đến phân tích dữ liệu. Người dùng có thể nhập các câu lệnh như “Tóm tắt tài liệu này” hoặc “Tạo biểu đồ doanh thu” bằng tiếng Việt, và Copilot sẽ phản hồi chính xác và tự nhiên.

Lợi ích của Microsoft 365 Copilot đối với doanh nghiệp và cá nhân

Microsoft 365 Copilot không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là giải pháp thay đổi cách chúng ta làm việc:

  • Tăng năng suất: Tự động hóa các tác vụ lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian cho công việc sáng tạo và chiến lược.
  • Khơi dậy sáng tạo: Biến ý tưởng thành nội dung chất lượng cao chỉ với vài câu lệnh.
  • Cải thiện hiệu quả cộng tác: Kết nối dữ liệu từ nhiều ứng dụng, giúp các nhóm làm việc đồng bộ và hiệu quả hơn.
  • Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp thông tin chuyên sâu từ dữ liệu doanh nghiệp, giúp đưa ra quyết định chính xác hơn.

Theo nghiên cứu của Forrester Consulting năm 2024, các tổ chức sử dụng Microsoft 365 Copilot đạt được ROI từ 112% đến 457% trong ba năm, nhờ giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả làm việc.

Ai nên sử dụng Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot phù hợp với:

  • Doanh nghiệp: Đặc biệt là các công ty muốn số hóa quy trình và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên. Các gói E3, E5, Business Standard, và Business Premium là lựa chọn lý tưởng.
  • Cá nhân: Người dùng Microsoft 365 Personal hoặc Family muốn nâng cao hiệu quả quản lý công việc cá nhân, từ lập kế hoạch đến soạn thảo tài liệu, với lượng AI credits được cung cấp hàng tháng.
  • Nhà phát triển: Copilot hỗ trợ viết mã và tự động hóa các tác vụ lập trình, giúp tiết kiệm thời gian.

Kết luận

Microsoft 365 Copilot là bước tiến đột phá trong việc ứng dụng AI vào công việc văn phòng. Với khả năng tích hợp liền mạch vào các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, và OneNote, Copilot không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao sáng tạo và hiệu quả làm việc. Đặc biệt, với sự hỗ trợ tiếng Việt từ tháng 9 năm 2024 và khả năng sử dụng trong các gói Microsoft 365 Personal, Family, Business, và Enterprise, đây là thời điểm lý tưởng để các doanh nghiệp và cá nhân tại Việt Nam khám phá tiềm năng của trợ lý AI này.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Microsoft 365 Copilot ngay hôm nay để biến ngôn ngữ của bạn thành công cụ năng suất mạnh mẽ nhất! Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hướng dẫn cách triển khai, hãy truy cập trang chính thức của Microsoft tại www.microsoft.com hoặc liên hệ nhà phân phối như Cloudshop để được báo giá và hỗ trợ.